A diferença entre assinatura eletrônica e digital é de abrangência. Assinatura eletrônica é o nome geral para qualquer forma de assinar um documento por meio eletrônico, seja com e-mail, token, selfie ou outro registro. Assinatura digital é um tipo específico, feito com certificado ICP-Brasil, que a Lei 14.063/2020 chama de assinatura qualificada. As duas têm validade jurídica no Brasil.
A confusão é compreensível. O próprio mercado usa as duas expressões como sinônimos, inclusive em anúncio. Mas, na hora de escolher uma ferramenta ou de saber se um cartório vai aceitar o seu documento, a distinção pesa no bolso e no prazo.
O que é assinatura eletrônica
É qualquer mecanismo que identifica quem concordou com um documento em formato digital. Clicar em "li e aceito", desenhar a assinatura na tela do celular e confirmar com um código recebido pelo WhatsApp são exemplos.
A validade vem das provas que a plataforma guarda: IP, geolocalização, data e hora, token de confirmação, fotos de verificação de identidade e o hash do arquivo, que denuncia qualquer alteração feita depois. A MP 2.200-2/2001, no artigo 10, § 2º, admite esse tipo de comprovação quando as partes aceitam o meio utilizado.
A vantagem é a praticidade. Quem assina não compra nada nem instala programa. Abre o link no celular e pronto.
O que é assinatura digital
A assinatura digital, no sentido técnico, usa um certificado emitido dentro da ICP-Brasil, a infraestrutura oficial criada pela MP 2.200-2. O certificado funciona como uma identidade eletrônica: o e-CPF pertence à pessoa física e o e-CNPJ, à empresa.
Para obter um, a pessoa passa por validação de identidade em uma autoridade certificadora e paga pelo certificado, que tem prazo de validade e precisa ser renovado. Os formatos mais comuns são o A1, um arquivo instalado no computador, e o A3, guardado em token, cartão com leitora ou na nuvem. Quem já teve o certificado vencido na véspera de um prazo sabe a dor de cabeça que isso dá.
Documentos assinados assim têm presunção de veracidade em relação aos signatários, segundo o artigo 10, § 1º, da MP 2.200-2. Na prática, fica bem mais difícil contestar a autoria.
Assinatura simples, avançada e qualificada: comparativo
A Lei 14.063/2020 foi criada para regular assinaturas em interações com o poder público e em documentos de saúde. A divisão em três níveis, porém, passou a ser usada também em contratos privados. Veja como eles se comparam:
| Simples | Avançada | Qualificada | |
|---|---|---|---|
| Como identifica quem assina | Dados básicos, como nome, e-mail e IP | Meios que ligam a assinatura ao signatário de forma inequívoca, como token e verificação de identidade | Certificado digital ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ) |
| Detecta alteração no documento | A lei não exige, mas boas plataformas registram o hash | Sim | Sim |
| Exige certificado ICP-Brasil | Não | Não | Sim |
| Custo para quem assina | Nenhum | Nenhum | Compra e renovação do certificado |
| Presunção de veracidade | Não | Não | Sim (MP 2.200-2, art. 10, § 1º) |
| Usos comuns | Aceites, comunicados e documentos internos de baixo risco | Contratos de serviços, locação, propostas e termos de adesão | Atos em que a lei, o cartório ou o órgão exige certificado |
Repare que "assinatura digital" corresponde à coluna da direita. As duas primeiras são assinaturas eletrônicas sem certificado ICP-Brasil, e é nelas que se encaixa a maioria das plataformas usadas por pequenas e médias empresas.
Assinatura digital vale mais que a eletrônica?
As duas valem. O que muda é o jeito de provar a autoria se alguém questionar o documento.
Com certificado ICP-Brasil, a lei presume que o titular assinou. Sem certificado, a validade se apoia no acordo entre as partes e nas evidências registradas. O artigo 369 do Código de Processo Civil permite usar todos os meios legais e moralmente legítimos de prova, e uma trilha de auditoria bem feita cumpre esse papel. O artigo sobre validade jurídica da assinatura eletrônica detalha essas normas.
E um porém do lado do certificado: um certificado emprestado a um funcionário, ou com a senha anotada num post-it, gera uma assinatura tecnicamente qualificada feita por outra pessoa. Certificado nenhum resolve descuido com a guarda da senha.
Assinatura eletrônica com trilha de auditoria
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Conhecer a SignSimplesQuando usar cada tipo de assinatura
Assinatura eletrônica costuma resolver
- Propostas comerciais, orçamentos e contratos de prestação de serviços.
- Contratos de locação, laudos de vistoria e termos de entrega de chaves, rotina comum em imobiliárias.
- Contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e aditivos do RH.
- Termos de adesão, contratos de permanência e ordens de serviço de provedores de internet.
- Autorizações, acordos e distratos entre empresas e clientes.
Certificado ICP-Brasil costuma ser exigido
- Em atos que exigem escritura pública, como a transferência de imóveis de valor acima de 30 salários mínimos (artigo 108 do Código Civil). Esses seguem as regras do cartório.
- Em registros e protocolos de órgãos públicos, juntas comerciais e sistemas do governo que pedem assinatura qualificada.
- Quando a instituição que vai receber o documento, como um banco, define essa exigência.
Na dúvida, pergunte a quem vai receber o documento qual assinatura é aceita. Cada instituição pode ter a sua regra, e um e-mail perguntando evita retrabalho.
Como fica uma assinatura avançada na prática
Imagine uma imobiliária fechando um contrato de locação com um inquilino que mora em outra cidade. Em vez de imprimir, reconhecer firma e mandar pelos Correios, o corretor envia o PDF por uma plataforma de assinatura eletrônica. O inquilino recebe o link no WhatsApp, lê o contrato no celular, aceita os termos e desenha a assinatura na tela.
Antes de concluir, ele digita o código de seis dígitos que chegou por mensagem e tira uma selfie segurando a CNH. Depois fotografa a frente e o verso do documento. A plataforma registra IP, localização aproximada, data e hora de cada etapa e calcula o hash do arquivo final.
O resultado é um PDF com trilha de auditoria anexada, que qualquer pessoa pode conferir depois. Ninguém precisou comprar certificado, e o contrato ficou pronto no mesmo dia. Se esse inquilino fosse registrar a compra de um imóvel, aí entraria o cartório e, possivelmente, a assinatura qualificada.
Confusões comuns na hora de escolher
Estas aparecem com frequência em conversas com clientes:
- Colar a imagem da sua assinatura em um PDF não faz do arquivo um documento assinado digitalmente. Nada comprova quem inseriu a imagem, e qualquer pessoa pode copiá-la.
- Pedir e-CPF a um cliente para assinar uma proposta comercial cria atrito e atrasa o fechamento. Na maioria dos contratos, o ganho não compensa.
- Em contrato de valor alto sem certificado, um clique no link é pouco. Reforce a prova com token por WhatsApp e selfie com documento.
- Um documento assinado precisa poder ser conferido depois. Veja como verificar a autenticidade de um documento assinado.
Como escolher na prática
Quatro perguntas resolvem a maioria dos casos:
- 1Existe lei, cartório ou órgão exigindo certificado ICP-Brasil para esse documento? Se sim, use assinatura qualificada.
- 2Quanto dinheiro está em jogo? Quanto maior o valor, mais camadas de autenticação.
- 3O signatário já tem certificado digital? Se não tem, exigir um pode travar o negócio.
- 4Por onde o seu cliente responde mais rápido? Se for pelo celular, mande o link por lá, como mostra o guia de como assinar PDF pelo celular.
Onde a SignSimples se encaixa
A SignSimples trabalha com assinatura eletrônica, sem certificado ICP-Brasil. Você escolhe a autenticação de cada documento: token por e-mail ou WhatsApp, assinatura desenhada na tela e selfie segurando o RG ou a CNH com análise por inteligência artificial. IP, geolocalização e hash SHA-256 são registrados automaticamente. O PDF final traz QR Code e código para conferência em signsimples.com.br/verificar.
Para documentos que exigem assinatura qualificada, o caminho continua sendo o certificado digital. Para o restante da rotina, dá para começar no plano Grátis, com 5 documentos por mês.
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Começar grátisPerguntas frequentes
Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?
Não exatamente. Assinatura eletrônica é o gênero e inclui qualquer forma de assinar por meio eletrônico, como token, assinatura desenhada na tela ou selfie. Assinatura digital é a espécie que usa certificado ICP-Brasil, chamada de qualificada pela Lei 14.063/2020. No dia a dia, muita gente usa os dois termos como sinônimos.
Qual é mais segura, a assinatura eletrônica ou a digital?
A digital tem presunção legal de veracidade, o que facilita a prova de autoria. A segurança real depende do uso. Uma assinatura eletrônica com token, selfie com documento e trilha de auditoria completa já é uma prova sólida, enquanto um certificado digital compartilhado entre funcionários perde a garantia de que foi o titular quem assinou.
Quanto custa uma assinatura digital com certificado?
O valor depende da autoridade certificadora, do tipo de certificado (A1 ou A3) e do prazo de validade, e o certificado precisa ser renovado de tempos em tempos. A assinatura eletrônica não tem custo para o signatário: quem envia o documento paga a plataforma, e quem assina só precisa abrir o link no celular ou no computador.
Assinatura eletrônica simples tem validade jurídica?
Tem, desde que seja possível demonstrar quem assinou e que o documento não foi alterado. Ela é indicada para documentos de menor risco. Em contratos com valor financeiro relevante, use a avançada, com token de confirmação e verificação de identidade, que deixam a autoria bem mais difícil de contestar.
Equipe SignSimples
Escrevemos a partir do que vemos todo dia no suporte e no produto: quem manda contrato, quem assina e onde o processo costuma travar. Conteúdo informativo, que não substitui a orientação de um advogado.
